Автоматизовані нотаріальні послуги
З 1 липня 2025 року Міністерством закордонних справ України запроваджено нову послугу - Автоматизовані нотаріальні послуги для вчинення нотаріальних дій.
В контексті розширення пілотного проєкту з автоматизації нотаріальних послуг (далі-АНП) в закордонних дипломатичних установах, розробником інформаційно-комунікаційної системи «е-Консул» з 21 липня 2025 року буде активовано доступ до автоматизованих нотаріальних послуг ще 41-ій закордонній дипломатичній установі України, серед яких Республіка Албанія.
Відтепер ви маєте можливість дистанційно узгодити з консулом через систему «е-Консул» проєкт документа (довіреність/заява), який буде посвідчено/засвідчено під час вашого візиту до Посольства.
Що потрібно знати?
Система підказує, які документи мають бути подані для вчинення відповідної нотаріальної дії.
Консул опрацьовує подану вами інформацію на предмет відповідності вимогам законодавства України.
У разі виявлення невідповідностей вам буде надіслано повідомлення з конкретними рекомендаціями щодо їхнього усунення. За результатами система сформує проєкт документа і надасть реквізити рахунку для сплати консульського збору.
Вам залишається записатися в е-Чергу обраного вами посольства або консульства і прибути для безпосереднього вчинення нотаріальної дії.
Як отримати послугу?
1. Громадянин на порталі е-Консул https://id.e-consul.gov.ua/ самостійно обирає тип документа і заповнює шаблон онлайн.
2. Слід зареєструватися в е-Черзі МЗС України з метою візиту для підпису і отримання виготовленого документа.
УВАГА! Перед початком заповнення онлайн заяви на вчинення нотаріальної дії, просимо заздалегідь підготувати інформацію з документів, з яких Вам потрібно буде ввести дані:
Закордонні, внутрішні паспорти (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте);
Реєстраційні номери облікових карток платників податків тобто РНОКПП (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте);
Витяги про місце реєстрації проживання (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте).
На підписання довіреності/ нотаріальної заяви обов’язково мати оригінали ваших паспортних документів і РНОКПП, свідоцтво про народження, шлюб у випадку надання довіреності близьким рідним.
Оригінали документів особи, яку ви уповноважуєте не потрібні!
УВАГА! Звертаємо увагу, що у разі оформлення довіреностей, консул засвідчує також справжність підпису довірителя на заяві внесення довіреності в Єдиний реєстр довіреностей за що стягується уставною консульський збір.
Доступні послуги (натисніть для початку оформлення):
Посвідчення немайнових довіреностей : представництво в судах, зняття/реєстрація місця проживання, оформлення пенсії тощо;
Засвідчення підпису заявника : заява на виїзд дитини, згода на продаж/купівлю майна, спадкові заяви тощо;
Посвідчення майнових довіреностей : на розпорядження нерухомістю чи транспортом.
Переваги: швидке та просте оформлення, виключена ручна подача заяви; оплата консульського збору онлайн, зменшення вірогідності помилки.
Законодавство
Дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном вчиняють нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Порядок вчинення нотаріальних дій консульською посадовою особою (далі – консул) визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.
Мова нотаріального діловодства
Нотаріальне діловодство в дипломатичних представництвах та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Місце та загальний порядок вчинення нотаріальних дій
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні Посольства у дні та години прийому відвідувачів. Для отримання послуги потрібно записатися на прийом: https://online.mfa.gov.ua/application
Нотаріально посвідчувані довіреності та заяви підписуються у присутності консула.
При вчиненні нотаріальних дій консул установлює особу громадянина, який особисто звернувся за вчиненням нотаріальної дії. Встановлення особи здійснюється за дійсним паспортним документом.
Необхідні документи
1) паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт) та паспорт громадянина України (внутрішній паспорт);
2) видана українськими податковими органами довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (індивідуальний податковий номер, ІПН) – у разі посвідчення майнових довіреностей; рекомендується також подавати у разі засвідчення справжності підпису на заявах, що стосуються майнових питань;
3) довідка/витяг на підтвердження адреси місця реєстрації в Україні;
4) квитанція про сплату консульського збору (оплата збору здійснюється в банку ВКТ, детальніше Тарифи). Увага! У разі оформлення довіреності майнового характеру на другого з подружжя, дітей, батьків, понижена ставка консульського збору може бути застосована тільки за умови надання оригіналів документів, які підтверджують родинні зв’язки;
5) заява щодо вчинення нотаріальної дії (відповідний бланк перед прийомом необхідно роздрукувати і заповнити):
Заява на оформлення довіреності та засвідчення підпису на заяві про її внесення в ЄРД
Заява-згода на виїзд дитини за кордон
Заява на прийняття/відмову від спадщини
Проєкт довіреності/заяви, який необхідно засвідчити, необхідно надіслати у форматі Word на електронну адресу Посольства: [email protected]
Відкладення вчинення нотаріальної дії та відмова в її вчиненні
Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також з інших підстав, передбачених законодавством України.
Консул відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:
- учинення такої дії суперечить законові;
- не подані відомості (інформація) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії;
- дія не підлягає вчиненню консулом;
- з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа, особа, цивільна дієздатність якої обмежена, або представник, який не має необхідних повноважень;
- в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем.
Посвідчення документів албанськими нотаріусами
Справжність підпису на довіреності чи заяві може бути засвідчена не лише українським консулом, але й албанським нотаріусом. Умовою прийняття на території Україні посвідчених албанськими нотаріусами довіреностей та заяв є їх засвідчення шляхом проставлення апостилю. Крім того, довіреності, видані громадянами України та посвідчені нотаріусами іноземних держав, приймаються на території України без реєстрації таких довіреностей в Єдиному реєстрі довіреностей.
Як посвідчити довіреність в Посольстві?
Для нотаріального посвідчення довіреності до Посольства України в Республіці Албанія
(далі ПУ в РА) необхідно надати:
- закордонний паспорт + копію;
- ідентифікаційний код платника податків в Україні (ІПН) + копію;
- посвідка на проживання в Албанії + копію (у разі наявності);
- копії паспортів громадянина України із реєстрацією (сторінки з інформацією)
довіреної (-их) особи (осіб) (якісні копії - два розвороти на 1 аркуш А4)
- копії ІПН довіреної (-их) особи (осіб);
Вартість послуг:
1) засвідчення довіреності 5889 лек (у разі надання документа про підтвердження родинних зв’язків посвідчення довіреності на право розпорядження майном дітям, другому з подружжя, батькам – 2945 лек);
2) засвідчення підпису на заяві про внесення довіреності до Єдиного реєстру довіреностей 1963 леки.
Запис на консульський прийом https://id.e-consul.gov.ua/
У разі оформлення довіреності щодо продажу нерухомості додатково подаються копії правовстановлюючих документів на це майно.
У разі оформлення довіреності щодо користування/розпорядження ТЗ додатково подаються копії техпаспорта на автомобіль (бажано в збільшеному вигляді).
Проєкт довіреності (у разі наявності) у форматі Word попередньо надсилайте на ел. пошту ПУ [email protected].
Який документ необхідно подати громадянину України для укладення шлюбу в Албанії?
Документ, який необхідно подати громадянину України для укладення шлюбу в Албанії,
це заява про неперебування в шлюбі, засвідчена нотаріально.
Це можна зробити в Україні у будь-якого нотаріуса, або в Посольстві України.
Перелік документів, необхідних для вчинення зазначеної консульської дії:
Закордонний паспорт, дозвіл на проживання в Албанії (в разі наявності), свідоцтво про народження, в разі зміни прізвища, документи, що підтверджують такі зміни, паспорт громадянина України зі сторінкою «Сімейний стан», де зазначено неперебування у шлюбі (штамп про розлучення, в разі наявності).
Документи, що підтверджують розірвання шлюбу (іноземні документи подаються засвідчені в установленому законодавством порядку та з перекладом на українську мову).
Подаються документи в оригіналах та копіях. Приймаються в роботу тільки при подачі повного пакету документів.
Консульський збір за засвідчення підпису сплачується в POS-терміналі консульського відділу, у випадку оплати готівкою, у відділені банку після подачі пакету документів та заповнення заяви під час консульського прийому.
Прийом громадян здійснюється за попереднім записом на сторінці Посольства https://id.e-consul.gov.ua/
Важливо при записі обрати правильну консульську послугу - засвідчення підпису на заяві (документі), або засвідчення заяви.